Selama ini, Microsoft PowerPoint memang terbukti menjadi aplikasi paling popular untuk membuat presentasi. Cocok buat semua urusan presentasi, dari promosi produk sampai menampilkan bahan pelajaran di kelas. Walau begitu, ada beberapa hal yang perlu kita ingat sebelum membuatnya. Presentasi tak cuma sekadar soal menampilkan slide pada layar. Yang paling penting untuk di pikirkan adalah pesan yang ingin disampaikan agar sampai tepat dan sesuai tujuan.
Karena itu, Anda perlu keterampilan berpresentasi, kemampuan untuk menggugah audiensi dan menarik mereka untuk mendengarkan apa yang ingin Anda sampaikan. Cara Anda mengolah dan memanfaatkan setiap slide dengan PowerPoint akan sangat membantu untuk tujuan tadi. Mendesain slides dengan tepat merupakan kata kuncinya. Dua hal yang perlu Anda perhatikan dalam melakukannya: pesan harus dapat terbaca dengan jelas, dan tampilannya juga harus menawan. Bayangkan, audiensi hanya akan melihat setiap slide dalam beberapa menit saja, jadi slide Anda harus mudah diingat. Tak akan ada waktu untuk mengulang, maka sampaikan gagasan secara lugas.
Dua belas tip di sini memang kami tujukan bagi Anda yang menggunakan PowerPoint, namun Anda bisa saja memanfaatkan tip yang sama saat menggunakan aplikasi presentasi lainnya. Lotus Freelance atau WordPerfect Presentation misalnya juga punya tool yang hampir sama dengan PowerPoint.
Terlalu Banyak Kata
Salah satu kesalahan yang sering terjadi saat membuat presentasi adalah penggunaan teks yang terlalu banyak pada sebuah slide. Ini akan menyebabkan dua hal: audiensi akan terlalu sibuk membaca teks presentasi daripada menyimak penjelasan Anda, dan ini akan menuntun Anda membaca setiap slide dari pada menjelaskan pokok pikiran presentasi.
Yang terbaik, cukup tampilkan secara lugas pokok-pokok pikiran saja. Ini akan membuat audiensi
memahami hal-hal terpenting dari penjelasan Anda. Batasi setiap slide untuk tiga atau empat pokok pikiran saja, atau cukup sebuah paragraf pendek. Setiap poin sebaiknya hanya diikuti oleh satu atau dua kalimat penjelasan. Jika Anda membutuhkan lima sampai enam pokok bahasan untuk ditampilkan, maka hilangkan teks penjelasnya dan jelaskan saja saat Anda bicara, atau manfaatkan fasilitas untuk menganimasikan teks (kami jelaskan nanti).
Jika lebih banyak lagi pokok bahasan yang ingin ditampilkan, bagilah ke dalam dua buah slide. Tampilan yang simpel pada setiap slide akan membuat audiensi menyimaknya dengan jelas.
Kurangi Ragam Font
Anda ingin para penyimak presentasi gampang membaca slides yang tampil? Kalau begitu, batasi ragam font yang Anda gunakan. Ini prinsip dasar pada setiap publikasi, dan akan terasa sangat penting saat Anda mengolah slides.
Boleh saja sih Anda memakai dua jenis font dalam satu slide, namun dengan menggunakan satu font pun Anda bisa membuat tampilan slides yang bagus dan menarik. Manfaatkan ukuran huruf yang berbeda untuk judul dan subjudul. Bisa juga dengan cara menebalkan atau memiringkan huruf. Cukup lah itu bagi Anda.
Meski jenis huruf default PowerPoint adalah Arial dan Times New Roman, bukan berarti Anda harus terpaku pada keduanya terus. Masih banyak font lain yang cocok, baik dalam ukuran maupun jenisnya, tampil dalam presentasi. Umumnya, huruf berjenis sans serif (jenis huruf tanpa kait) lebih mudah dibaca dibanding dengan huruf berjenis serif.
Pilih Warna yang Pas
Jika tidak ada aturan mengenai warna yang harus dipakai, misalnya warna ciri perusahaan atau organisasi, maka pikirkan sendiri warna apa yang enak dilihat untuk digunakan dalam slides. PowerPoint menyediakan beragam warna dan beragam gaya warna. Misalnya warna gradasi, tekstur, atau pola. Warna-warna tersebut bisa Anda terapkan baik pada latar belakang maupun pada warna huruf.
Yang harus di perhatikan, penggunaan warna sebaiknya tetap menampilkan teks dengan jelas. Ada dua cara agar teks tetap dibaca. Pertama, dekatkan tonal atau hue warna latar dengan warna huruf. Kedua, gunakan warna kontras sekalian. Misalnya merah untuk huruf dan hijau untuk latarnya.
Saat Anda memulai mengolah slides, PowerPoint menawarkan 12 kombinasi warna pilihan pada menu Slide Design di toolbar. Anda bisa memanfaatkannya, memodifikasinya dengan warna lain, atau menggantinya. Pilihan warna yang pas akan membuat slides mudah diingat.
Merancang Slides
Menggunakan tata letak slide yang standar, dengan sejumlah rangkaian bullet points dan sejumlah teks tentunya akan sangat membosankan. Banyak orang seringkali memakainya dan audiensi cenderung membaca seluruh teks yang muncul ketimbang mendengarkan Anda. Cobalah munculkan setiap ide dalam presentasi secara animatif. Munculkan satu per satu sambil menekan [Spacebar]. Hal ini akan membuat audiensi terkonsentrasi pada satu topik saja saat Anda menjelaskan.
PowerPoint punya fasilitas untuk membuat animasi seperti ini. Anda tinggal pilih saja gaya animasinya pada menu [Slide Show] [Animation Schemes…]. Animasi tersebut bisa diaplikasikan ke semua slide atau slide tertentu saja.
Jenis animasi yang tersedia cukup menarik. Misalnya saja, Anda bisa membuat teks presentasi muncul secara mendadak, perlahan-lahan, atau terbang dari satu sisi ke sisi lain. Anda juga bisa menerapkan animasi ini pada gambar. Taruh gambar ke dalam slides, lalu pilih jenis animasinya pada [Slide Show] [Custom Animation…]. Semuanya cukup mudah dimanfaatkan, tergantung kreasi Anda saja.
Pilih-pilih Gambar
Menggunakan gambar pada presentasi Anda akan membuatnya kian enak dilihat. Terutama bila Anda harus menjual atau mempromosikan suatu produk. Selama ukuran file gambarnya tidak terlalu besar, Anda bisa menyisipkannya.
Perhatikan juga kondisi gambar yang Anda pakai, baik warna maupun pencahayaannya. Pilih gambar yang berwarna pas dengan presentasi yang Anda siapkan. Apalagi bila Anda mengambil gambar-gambar dari
situs yang berbeda. Satu gambar beresolusi tinggi dan lainnya beresolusi rendah akan membuat presentasi kelihatan kurang terlalu bagus. Kalau sudah begini, harus bagaimana dong?
Solusinya mudah saja. Ubah resolusi semua gambar menjadi tinggi. Selanjutnya edit gambar-gambar tersebut dengan menggunakan aplikasi photo editor seperti Adobe Photoshop. Atur ukurannya agar sama. Agar gambar tampil lebih rapi, gunakan Set Transparent Color tool dari Picture toolbar pada PowerPoint. Dengan fasilitas ini, background masingmasing gambar akan dihilangkan.
Tak Terlupakan
Buatlah presentasi yang tidak terlupakan. Siapkan hand-out untuk para peserta yang hadir, sehingga mereka bisa membukanya kembali lain waktu. PowerPoint bisa menyiapkannya untuk Anda. Tinggal pilih, Anda bisa memilih hand out yang menampilkan satu, dua, tiga, empat, enam atau sembilan slide dalam satu halaman kertas. Masuklah ke menu [File] [Print]. Pilih [Handouts] dari menu “Print what:”.
Untuk menambahkan catatan pada setiap slide dalam hand out gunakan fasilitas Notes. Dengan fasilitas ini Anda hanya bisa menampilkan satu slide per halaman. Sisa halaman untuk mengetikkan materi cukup lapang. Tinggal klik [View] [Notes Page] pada slide tertentu untuk melakukannya.
Notes atau catatan tambahan tersebut bisa juga disisipkan sebagai dokumen tambahan untuk audiensi.
Manfaatkan Template
Kecuali Anda paham tentang desain, mendesain slide akan memakan waktu yang tidak sedikit. Agar lebih memudahkan, Anda bisa menggunakan template desain pada PowerPoint. Tapi jangan lantas mengambilnya begitu saja, Anda pasti perlu melakukan sedikit penyesuaian.
Klik menu [View] [Master] [Slide Master] untuk mengedit template tersebut. Anda bisa mengubah ukuran dan bentuk gambar-gambar dalam master desainnya.
Lakukan perubahan pada warna dasarnya, seperti sudah kami bahas di awal tadi. Jika dihitung-hitung, dengan 34 macam template desain yang ada pada PowerPoint dan 12 pilihan warna, maka secara keseluruhan Anda bisa melakukan 48 kombinasi desain.
Jika Anda menggunakan Microsoft Office 2007, Anda masih bisa menambahkan kombinasi lebih banyak lagi. Karena pada 2007 template desain yang tersedia ada 76 sampai 900 pilihan dengan beragam kombinasi warna. Hal ini akan mempersempit kemungkinan slide presentasi Anda sama dengan orang lain.
Proses Transisi
Dalam Powerpoint, Anda bisa beralih dari slide satu ke slide lainnya dengan menggunakan mode tampilan [Slide Sorter]. Kemudian, klik tombol [Transition] pada button bar untuk memunculkan pilihan transisi Task Pane. Saat Anda memilih salah satunya, maka preview muncul langsung pada slide yang Anda pilih.
Meski demikian, ada baiknya Anda tidak tergiur untuk menggunakan efek transisi yang berbeda-beda dan terlalu banyak. Pilih satu atau cukup dua untuk keseluruhan presentasi. Tempatkan arti efek transisi pada tem pat sesungguhnya, yaitu sebagai penanda kepada audiensi bahwa Anda sudah pindah ke ide berikutnya.
Manfaatkan Video
Terkadang presentasi tidak harus melulu berisi teks dan gambar. Bila perusahaan Anda memiliki video promosional, maka manfaatkanlah untuk mempermudah presentasi Anda. PowerPoint bisa menyisipkannya. Cukup tambahkan sebuah slide yang sudah berisi frame multimedia ke dalam presentasi Anda. Anda bisa memilihnya dari template desain yang ada pada panel Task Pane. Kemudian, impor file video yang diinginkan langsung pada frame tambahan tersebut, dan tinggal menjalankannya saat presentasi berlangsung.
Namun, ada beberapa alasan mengapa cara ini (menambahkan video) sebetulnya kurang ideal untuk pesentasi Anda. Jika Anda memutuskan untuk memunculkan video di tengah-tengah presentasi, pikirkanlah lagi, karena justru bisa menghancurkan bangunan presentasi yang Anda bangun sejak awal. Dan akibatnya, ketika video selesai di putar, maka Anda harus memulai presentasi dari awal lagi.
PowerPoint pun memiliki keterbatasan dalam menampilkannya. Meskipun Anda sudah menggunakan mode full screen, kualitas video tayangannya tidak lah sebagus bila Anda memutarnya pada player biasa. Jika Anda tetap ingin menggunakan video pada presentasi Anda, sebaiknya gunakan proyektor tambahan atau manfaatkan video player yang ada di PC.
Waktu Adalah Segalanya
Presentasi yang panjang, bertele-tele tentu akan membosankan siapa saja yang menghadirinya. Menghabiskan banyak waktu hanya untuk satu slide saja juga akan membuat presentasi tidak efektif. PowerPoint bisa mengingatkan Anda. Software ini bisa mengingat berapa lama waktu yang Anda gunakan untuk satu slide. Caranya, klik ke menu [Slide Show] kemudian klik opsi [Rehearse Timings], maka pada slide Anda akan muncul boks dialog Rehearsal. Atur ulang waktunya.
Untuk mengatur waktu peralihan dari satu slide ke slide lainnya, klik-kanan tombol [Advance]. Biar lebih pas, sekaligus latih gaya bicara Anda agar sesuai dengan waktu yang Anda set.
Menghapus Kejenuhan
Jangan membuat presentasi dengan durasi yang panjang. Coba bayangkan, kita pun mungkin akan bosan mendengarkan orang bicara lebih dari 1 jam. Seandainya presentasi yang Anda bawakan bakal makan waktu lama, ada beberapa trik untuk mengakalinya.
Misalnya, selingi dengan rehat sejenak (seperti rehat kopi) di tengah-tengah sesi presentasi Anda. Atau selingi dengan sesi tanya-jawab. Dengan berinteraksi langsung dengan audiensi, secara tidak langsung mengurangi tingkat kejenuhan pada audiensi. Kalau perlu, Anda bisa mengadakan sesi tanya-jawab yang tidak harus berhubungan dengan topik presentasi yang Anda bawa.
Untuk mencairkan suasana, Anda bisa menyisipkan humor-humor ringan atau gambar-gambar lucu pada slide Anda.
Slide Tersembunyi
Sesi tanya-jawab merupakan bagian dari presentasi yang cukup penting. Jika Anda jeli, Anda sudah bisa menerka pertanyaan-pertanyaan yang bakal diajukan oleh audiensi. Untuk lebih menghemat waktu, Anda bisa memanfaatkan slide untuk sarana menjawab pertanyaanpertanyaan tersebut.
Tidak semua slide harus Anda keluarkan. Sebagai senjata ampuh siapkan juga slides tersembunyi yang kiranya berhubungan dengan materi presentasi yang Anda bawakan. Anda bisa menyisipkan slides ini sesuai dengan slide yang berhubungan dengan topik yang dibawakan, atau mengelempokkan slides tersembunyi ini menjadi satu.
Caranya, klik-kanan slide yang ingin disembunyikan, kemudian klik [Hide Slide]. Ketika presentasi, slides yang disembunyikan ini tidak akan terlihat. Untuk memunculkan slides tersembunyi tersebut saat presentasi, klik-kanan, kemudian klik [Go] [Slide Navigator]. Dengan menu ini, seluruh slide presentasi Anda akan tampak, termasuk slides yang tersembunyi.
Selanjutnya, Anda tinggal memilih slide mana yang akan Ditampilkan. 
0 komentar:
Post a Comment